Alle Elemente in Group-Office sind durch Berechtigungen geschützt. Beispielsweise verfügen Adressbücher, Aufgabenlisten, Kalender, Notizkategorien, Abrechnungsbücher und Projekttypen über eine Zugriffskontrolle. Beim Einrichten von Berechtigungen können Sie Benutzergruppen und Benutzer zur Zugriffskontrollliste hinzufügen. Es gibt verschiedene Berechtigungsstufen:
Alle Elemente sind schreibgeschützt
Benutzer können neue Elemente erstellen, diese jedoch im Nachhinein nicht mehr ändern.
Vollständiger Schreibzugriff
Löschen ist erlaubt
Der Benutzer kann alles tun und auch die Berechtigungen ändern.
Das Teilen funktioniert für die meisten Elemente ähnlich. Sie erreichen den Teilen-Dialog beispielsweise über das Menü im Adressbuch:
Wenn Sie keine Benutzer finden, mit denen Sie etwas teilen können, liegt das wahrscheinlich daran, dass sie unsichtbar sind. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Sichtbarkeit der Benutzer.
Wenn Sie ein globales gemeinsames Adressbuch erstellen möchten, empfiehlt es sich, dieses Adressbuch als „Haupt“-Benutzer hinzuzufügen, damit es nicht zusammen mit einem regulären Benutzer gelöscht wird, wenn dieser Mitarbeiter beispielsweise das Unternehmen verlässt.
Standardmäßig werden Elemente nur mit dem Administrator und Eigentümer geteilt. Sie können dies unter Standardberechtigungen ändern. Sie können auch eine Gruppe oder einen Benutzer zu allen vorhandenen Elementen hinzufügen.